5 секретов эффективного планирования

5 секретов эффективного планирования

Секреты эффективного планирования: 5 ключей к успеху!

Многим известно это состояние в конце дня, когда ты разбит и подавлен, и причиной такого самочувствия является не усталость, а недовольство собой, так как за целый день не удалось справиться ни с одной поставленной задачей, достичь хотя бы чего-нибудь существенного. Каждый находит разные причины для объяснения подобной непродуктивности: социальные сети, встречи с друзьями, миллион других дел, которые никак не связаны с достижением поставленной цели. Все это приводит к тому, что каждый вечер, просматривая список запланированных задач, вы видите, что большая часть из них так и осталась невыполненной. А как правильно планировать свое время чтобы все успевать?

Чтобы все успевать, находить время на работу, близких и отдых, необходимо научиться грамотно организовывать своей день.

Время нельзя остановить, это тот драгоценный ресурс, который вы не сможете купить. Ваше время ограниченно, вы можете продолжить тратить его бесцельно, на всякие глупости и прокрастинацию. Или взять себя в руки и использовать отведенные вам часы для чего-то действительно стоящего.

Планирование — это то, что поможет вам наслаждаться жизнью, достигать любых целей и обеспечить себе отличное будущее.

1. Определите, сколько свободного времени у вас есть.

Скорее всего, определенная часть вашего дня уходит на задачи, которые вы должны выполнять ежедневно, например, это могут быть дела, связанные с уходом за собой или ведением домашнего хозяйства. Это время нельзя отнести к доступным ресурсам, поэтому необходимо научиться планировать оставшуюся часть дня. Определите, сколько свободного времени вы будете тратить на работу и собственное развитие, а какую часть дня посвятите близким и отдыху.

2. Определите задачи, имеющие приоритетное значение.

К ним относятся те дела, которые наиболее для вас важны, так как именно от них зависит достижение поставленной цели. Однако они могут стоять и не в первой половине дня. Например, это могут быть задачи, сроки выполнения которых зависят не от вас. Но подобные дела обычно требуют хорошей подготовки с вашей стороны, поэтому необходимо найти время и для этого.

Хорошим примером может стать изучение иностранного языка. Вы записались на онлайн-курс или посещаете языковую школу, занятия проходят несколько раз в неделю, поэтому в определенные дни и в определенное время вам необходимо на них присутствовать. Кроме этого, вы должны распланировать свое время так, чтобы другие задачи не мешали вашим занятиям, вам необходимо приходить вовремя и не опаздывать.

Также требуется время для изучения пройденного материала и выполнения домашних заданий. Все это имеет для вас приоритетное значение, так как ваша главная цель — в совершенстве освоить иностранный язык. Поэтому расставьте приоритеты и определите те задачи, которые вы должны обязательно выполнять.

3. Принимайте во внимание тот факт, что все может пойти не по вашему плану.

Некоторые люди, только начинающие осваивать планирование, уверены, что весь день пройдет по тому плану, который они составили заранее. Однако в жизни очень много факторов, которые могут изменить весь ваш план в одно мгновение. Вас может подвести другой человек, погода, непредвиденные обстоятельства, даже ваш организм может дать сбой. Чтобы подобные происшествия не выбили вас из колеи, составляйте план таким образом, чтобы у вас всегда было свободное время для внесения корректировок в расписание.

4. Составьте альтернативный план, если справитесь с какой-то задачей быстрее.

Вы можете закончить какое-либо дело раньше установленного в плане срока. Чтобы использовать освободившееся время рационально, заранее определите, на что вы его потратите. Например, эти несколько часов можно использовать для просмотра интересного фильма или познавательного ролика, чтения полезной литературы или изучения иностранных слов. Также на подобные задачи можно выделять конкретное время в течение дня, например, перед сном.

5. Отслеживайте прогресс и проводите анализ своей деятельности.

Грамотное планирование своего времени — это не просто задача, заключающаяся в том, чтобы успеть выполнить все дела за определенный срок. Это, скорее, поиск баланса между различными сферами жизни, каждая из которых важна для полноценного, успешного и счастливого существования.

Экспериментируйте, пробуйте различные варианты организации своего дня. Отталкивайтесь от индивидуальных особенностей своего организма и психики. Ищите наиболее эффективные способы планирования, совершенствуйтесь в организации своего времени, чтобы использовать его максимально продуктивно. Также не стоит забывать, что определенные задачи вы можете поручить кому-нибудь другому, чтобы освободить время для более важных и ответственных дел. О том, как правильно начинать утро, и как ставить цели, чтобы их достигать, читайте в наших статьях.

Приведенные выше рекомендации научат вас, как правильно планировать свое время, чтобы все успевать, а также — определению наиболее важных и приоритетных задач. Теперь, в конце дня, вы будете чувствовать не разочарование, а удовлетворение собой и тем, чего вы смогли добиться.

5 секретов эффективного планирования времени

Почему важно планировать свой день?

Скажите, насколько важно в современном мире планировать свое время?

Уверен, у каждого была ситуация, когда на повестке дня висит множество важных дел. Ты просыпаешься, полный энтузиазма и уверенности, что все успеешь с легкостью. Вот только сначала нужно проверить почту… и в Facebook буквально на пять минут. Внезапно навалилось много мелких дел. Вроде бы и работаешь, но ничего из «важного» так и не сделано! А здесь уже обед близко, да и устал маленько – какая там работа. И что, уже конец дня? Как так-то, ведь я ничего не успел? Настроение ни к черту – день ушел в трубу.

К сожалению, планировать свой день не умеет большинство наших соотечественников. Поэтому огромное количество времени тратится на ерунду, которая в принципе не слишком-то и нужна. Из-за отсутствия конкретного плана на день, неделю, месяц человек теряет драгоценное время, которое можно было бы использовать намного эффективнее и продуктивнее. И конечно, получать от этого в несколько раз большие результаты.

Эффективное планирование рабочего времени – это залог успеха современного человека. Так как научиться планировать время правильно?

5 секретов эффективного планирования времени

Мы собрали 5 наиболее результативных правил, которые помогут вам выжать максимум пользы из каждого прожитого дня. Выполняйте все необходимые дела с легкостью!

А теперь перейдем непосредственно к советам, которые помогут вам правильно планировать свое время.

1. Пишите план задач

План на день должен обязательно присутствовать на бумаге. Идеальная память – это замечательно, но в середине активного и загруженного дня существует большой шанс забыть что-нибудь важное. Если список дел не записан на бумаге – значит, его не существует.

С вечера создайте список дел на завтра и разграничьте их по степени важности на две колонки. Первая – наиболее важные, которые должны быть выполнены в любом случае. Вторая – менее важные, которые можно отложить в случае резкого изменения приоритетов или форс-мажорных случаев.

Блокнот с задачами должен быть рядом с вами весь день. И по мере выполнения пунктов из списка их необходимо вычеркивать. Этим психологическим приемом, вы можете приучить себя достигать цели, как говорится, на автопилоте. Ведь каждая выполненная задача – это маленькая победа. А чувствовать себя победителем приятно, и ваше подсознание будет к этому стремиться автоматически. Также мотивируйте себя на достижение целей, и выполнять их станет проще.

2. Планирование 70/30

Планировать абсолютно все время не нужно, ведь даже истинный педант не сможет придерживаться графика, в котором нет ни минуты люфта. В жизни может случиться всякое – и полчаса на замену спущенного колеса или лишних 15 минут в пробке смогут испортить так идеально распланированный день.

Поэтому планировать необходимо только 70% времени. Это поможет вам использовать свое время максимально эффективно, при этом, не ощущая стеснения и давления. И даже небольшие неожиданности не смогут повлиять на результаты прожитого дня.

Определите необходимое количество времени для каждой задачи. Распланируйте рабочий день с учетом этого времени. Если же день прошел точно по расписанию, то оставшиеся 30% можно уделить другим задачам из списка или посвятить время себе самому или семье – это поможет расслабиться и получить удовольствие от реализованных задач.

3. Наиболее продуктивное время – до обеда

Старайтесь выполнить самые сложные и неприятные задачи безотлагательно, с самого утра. Этот прием называется «сначала съесть лягушку». Когда самая сложная и проблемная задача выполнена, то остальные кажутся совсем простыми и требуют меньше времени на выполнение.

Старайтесь планировать свою работу так, чтобы до обеденного перерыва было выполнено примерно 65-70% всех запланированных задач на день. Утром мозг работает наиболее активно, что позволяет значительно сократить время на выполнение даже сложных задач. Это также поможет побороть лень, которая не дает заняться работой вплотную – нивелирует мотивацию и «рубит» достижения.

Во время обеда можно уделить время личным вопросам. К примеру, ответить на сообщения, сделать несколько личных звонков. На послеобеденное время рекомендуется запланировать несложные задачи, которые не требуют большого количества усилий – встречи, ответы на письма и т.п.

4. Отдыхать – необходимо

Сосредоточить свое внимание на одной задаче продолжительное время очень сложно. Особенно, если достижение поставленных целей требует большого количества умственных усилий. И чем дальше – тем сложнее удерживать свое внимание на достижении поставленных целей. Естественно, от этого падает продуктивность и увеличивается время выполнения задач.

Отдыхать посреди рабочего часа нужно обязательно! Этот нехитрый шаг поможет вам прекратить терять свою энергию – оставайтесь в тонусе весь день. Вы можете подобрать удобную для себя схему отдыха, но наиболее эффективной считается 45/15. Это значит, что на 45 минут работы нужно уделять 15 минут отдыха.

Исходя из этого принципа, у всех школьников уроки длятся по 45 минут. С помощью небольшой переменки мозг успевает снять стресс и отдохнуть. А это обеспечивает ему возможность сосредоточенно работать дальше.

Но это не значит, что во время такого мини-отдыха нужно плевать в потолок. Постарайтесь провести его с пользой. К примеру, сделайте зарядку для спины или глаз, проведите уборку за рабочим столом, почитайте книгу или интересную статью, выйдите на небольшую прогулку.

5. Анализируйте и планируйте реалистично

Что толку создавать десятки целей, если в сутках только 24 часа, и выполнять их все и в полном объеме будет нереально? Поэтому старайтесь планировать задачи, которые возможно выполнить в течение дня.

Поначалу это может показаться сложным – ведь заранее никогда не знаешь, сколько времени займет та или иная задача. Чтобы извлечь максимально полную информацию, в конце каждого дня записывайте, сколько задач вы выполнили из запланированных. Как завершение дня делайте надпись: «Выполнено ХХ% задач». Она поможет вам определить, насколько адекватно вы ставите задачи. Если каждый день они выполняются с легкостью, попробуйте увеличить их количество, а если многие задачи остаются нерешенными и переходят на следующий день – попробуйте уменьшить напряжение.

Помните – не нужно взваливать на себя объем задач, который не можете выполнить. Перестаньте откладывать задачи на потом и реально оценивайте свои возможности.Планирование времени – это важнейший навык современного человека. Этот навык можно и нужно совершенствовать. И когда вы овладеете им сполна, то удивитесь, насколько быстро и легко можно решить задачи, которые раньше казались практически невыполнимыми. А чем быстрее вы справляетесь с работой, тем больше времени остается для удовольствий, хобби и семьи. Используйте секреты планирования и сделайте свою жизнь проще. Успехов вам!

С любовью и уважением,
Евгений Дейнеко.

5 секретов эффективного планирования

Для эффективного управления временем достаточно лишь правильно спланировать день. Планированию посвящено немало статей, а также целая наука, имеющая новомодное название тайм-менеджмент. Как же научиться правильно распоряжаться собственным временем? Ниже мы расскажем 5 секретов эффективного планирования.

Для начала следует понять, что такое время. Говоря о нем, многие люди часто подразумевают определенные, конкретные часы, минуты, секунды. Так называемое время «по часам». И все же у времени есть и другое значение. А именно, происходящие события, сделанные дела и тому подобное. В первом случае, вы становитесь лишь следствием, от вас ничего уже не зависит, время тикает согласно своему ритму. Во втором случае вы – причина, а значит, от вас зависит результативность дня, так как вы создаете время сами и можете им управлять.

5 секретов эффективного планирования

Распечатайте эти 5 пунктов, прикрепите на видном месте. Практикуйтесь.

  1. Приобретите ежедневник или любую толстую тетрадь. Здесь вы будете фиксировать все свои дела. От мелких до крупных. Очень часто люди не придают значения подобным вещам. Как правило, они фиксируют лишь большие, глобальные задачи. Составлять список дел на предстоящий день лучше вечером, а утром по мере необходимости провести корректировку. Как расположить задачи? На первое место нужно поставить более важные дела, которые вам следует сделать прежде всего. По мере выполнения дел вычеркивайте пункты.
    Совет: первую половину тетради отведите для крупных задач, долгосрочных целей (или вовсе заведите отдельную тетрадь), вторую – под текущие дела.
    Рекомендуем:Как правильно вести ежедневник?
  2. Разбивайте планы на задачи и шаги. Дела легче выполнить, если разбить их на более мелкие. Хозяйки прекрасно знают, что нужно убраться, постирать белье, сварить обед… Это не нужно писать, как они считают. Однако день будет более эффективен, если разложить ведение домашнего хозяйства на мелкие шаги с указанием времени на их выполнение.
    Совет: приучите себя расписывать день детально и не отклоняйтесь от намеченных шагов.
  3. Разберите все завалы, разделайтесь с незавершенными делами. Постоянно откладывая какие-либо дела на потом, вы рискуете оказаться под грудой задач, преходящих из разряда второстепенных в первоочередные. Если вы можете и должны это сделать сегодня, но время терпит, сделайте сегодня! Иначе, когда-нибудь потребуется все и сразу: решить то, что вы отложили, и то, что нужно сейчас.
    Совет: Придерживайтесь принципа: «все, что можно сделать здесь и сейчас, сделай!»
  4. Доводите дело до конечного результата. Задайте себе вопрос: «Что вы хотите увидеть или получить»? Если одно из дел на сегодняшний день – приготовить обед, вы должны понимать, что сначала вы его и готовите, не отвлекаясь в этот момент на чтение книги «между прочим», на полив цветов «по ходу» и т. д. Каким вы видите этот самый обед, из каких блюд он состоит и в каком количестве тоже важно. Как только вы завершили данный процесс, смело переходите к следующему.
    Совет: любое запланированное дело должно быть завершено полностью в пределах задуманного на сегодняшний день. Не позволяйте отвлекать вас внешним раздражителям (телефон, социальные сети, телевизор….)
    Рекомендуем:Как эффективно бороться с прокрастинацией?
  5. Анализируйте. Чтобы проследить эффективность дня, стоит делать его анализ на предмет полезных дел и времени, затраченных на их выполнение. Для этого выделите графу в тетради или ежедневнике, где будете фиксировать те дела, которыми вы занимались помимо плана, и сколько времени ушло на выполнение запланированных дел. Так можно увидеть, что вы упустили, и внести корректировки в дела, к которым вы вынуждены возвращаться из-за своей недобросовестности, или добавить дела за счет своей дисциплинированности.
    Совет: Выбирайте оптимальные для себя дела по количеству, по степени сложности и устанавливайте реальные временные сроки, чтобы быть более эффективным.

Как вести список дел и быть продуктивным: видео


Оказалась полезной статья «5 секретов эффективного планирования»? Делитесь с друзьями с помощью кнопочек социальных сетей. Добавляйте статью в закладки, чтобы не потерять.

Эффективное планирование и организация рабочего дня: методы, правила и почему это важно

Здравствуйте! В этой статье мы поговорим о планировании рабочего дня.

Сегодня вы узнаете:

  1. Зачем планировать свой рабочий день;
  2. Кому это необходимо;
  3. Как правильно планировать рабочий день.

Содержание

Планирование рабочего дня

В 21 веке ритм жизни заметно ускорился и продолжает набирать обороты. Если раньше для того, чтобы быть успешным, требовалось выполнять один объем работы, то сейчас для достижения успеха нужно выполнять намного больше. И люди начинают сталкиваться с нехваткой времени. Если гнаться за выполнением всех повседневных задач, которые каждый день подкидывает нам жизнь, времени совсем не остается.

Планирование рабочего дня — инструмент, который помогает не только эффективно использовать рабочее время, но и сокращать его. Это не банальный список дел, который нужно выполнить в строгой очередности. Планирование — способность выбирать, что нужно сделать, почему и когда.

Именно поэтому грамотное планирование не только структурирует все, что вы делаете за день, но и освобождает ваше время. В первую очередь нужно выполнять самые главные дела — это главное правило тайм-менеджмента. Каждому человеку, у которого на работе есть свободное время и нет четкого расписания, полезно распределять свое время правильно.

Что включает в себя планирование

Планирование рабочего времени включает в себя:

  • Расстановку приоритетов.
  • Выбор важных задач.
  • Поиск лучших путей их решения.
  • Поиск занятости в свободное время.

Расстановка приоритетов помогает вам понять, что требует внимания, что может разрешиться само, а какой вопрос нужно просто проигнорировать. Время и информация стали намного ценнее, чем раньше, и распаляться на то, что не дает результат — бессмысленное дело.

Выбор важных задач — почти то же самое, что и расстановка приоритетов, только уже в рамках одного рабочего дня. Вы выбираете, что принесет важный результат, что нужно сделать срочно, а что можно отложить.

Поиск лучших путей решения задач — очень важный пункт. При планировании вы должны учитывать не только то, что сделаете, но и то, как это лучше всего сделать. При этом важно не просто экономить время, а делать все максимально быстро и качественно.

Работа со свободным временем также должна входить в план работы. У вас освободилось 2 часа в день, которые вы можете потратить на что-то? Можно сказать об этом боссу, и он нагрузит вас работой, можно заняться самообразованием, а можно приложить усилия к развитию собственного проекта.

Почему важно планировать рабочий день

Каждый, кто хоть раз сталкивался с фрилансом, бизнесом или «работой по желанию» (вроде такси), прекрасно понимает важность расстановки дел в течение дня. Но, к примеру, большинство офисных работников не считают нужным планировать свой рабочий день.

На самом деле, главная причина планирования рабочего дня — повышение собственной эффективности. Если вы прислушаетесь к собственному организму, то сможете понять, что какие-то дела вам даются лучше в одно время, а какие-то — в другое. К примеру, звонки в другие компании вам удобнее совершать после обеда, так как вы уже проснулись, но еще не успели устать, а монотонная работа быстрее выполняется вечером, поэтому вбивание информации в БД лучше отложить до 5 — 6 часов.

Планирование рабочего дня учитывает не только базовые элементы решения задач, но и личные предпочтения каждого человека. Тайм-менеджмент был сделан не для того, чтобы навязать всем один и тот же шаблон высокоэффективной работы. Вы должны подстраивать свои задачи под особенности своего организма.

Организация и планирование своего рабочего дня позволяют вам делать большее за меньшее количество времени, оставляя время на то, что вам нравится.

Кто должен планировать свой рабочий день

Планировать свой рабочий день должен уметь каждый человек. Так вы сможете экономить время и будете более эффективно работать. Но есть 3 категории людей, которые просто обязаны заниматься личным планированием.

Фрилансеры. Самый недисциплинированный работник — фрилансер. У него нет четкого графика, а о том, что пора садиться что-то делать, напоминает только дедлайн. Именно поэтому, фрилансерам, которые работают с несколькими клиентами, очень важно планировать свой рабочий день. Часто оказывается, что новые заказы появляются с разницей в один — два дня, и если тянуть до последнего, можно не успеть поработать по двум проектам.

Бизнесмены. Здесь все практически так же, как и во фрилансе. Особенно если это бизнес в сети. С одной стороны — вы можете спокойно отдыхать дома, когда ваши сотрудники работают, но с другой — такой подход неизбежно окажется провальным. На Западе среди бизнесменов процветает культ трудоголизма. Там считают, что если ты не работаешь 60 часов в неделю, значит, ты ленив и тебе нечего делать в бизнесе.

Руководители. Руководитель не всегда будет бизнесменом. Владелец компании может не принимать активного участия в делах своей фирмы, но её директор берет на себя ответственность за работу целого механизма. Именно поэтому лидеры средних и крупных компаний должны эффективно использовать свое время, ведь от их решений зависит будущее компании в долгосрочной перспективе. Планирование рабочего дня руководителя — способ наиболее эффективно распределить своё время между стратегически важными задачами.

Методы планирования рабочего дня

Методов правильного планирования рабочего дня может быть много. Но один из самых эффективных — Матрица Эйзенхауэра. Суть её в следующем.

Есть 4 квадрата:

  1. Квадрат А — Срочные и важные дела.
  2. Квадрат В — несрочные и важные дела.
  3. Квадрат С — срочные и неважные дела.
  4. Квадрат D — несрочные и неважные дела.

Квадрат А почти всегда должен оставаться пустым. При грамотном планировании все важные дела должны оседать в квадрате В и выполняться по мере их приближения к А.

Квадрат В — это важные дела, которые помогут вам достичь вашей цели. Сюда включают все дела, которые нужно выполнить в течение 1 рабочего дня.

Квадрат С означает срочные и неважные дела, которые нужно передать на выполнение другим лицам. Яркий пример срочных, но неважных дел — позвонить потенциальному клиенту. Это может сделать сотрудник, вам лучше сосредоточиться на других делах.

Квадрат D, означает, что есть несрочные и неважные дела, которые не приближают вас к цели, не дают позитивных эмоций и в принципе не нужны. В этот квадрат стоит записывать все бесполезные идеи.

Такое разделение дел по их важности и срочности позволяет вам понимать, чему нужно уделить внимание в течение рабочего дня, а о чем можно благополучно забыть. Матрица помогает не только в рабочих процессах, но и в повседневной жизни. Если вы хотите учить английский, он вам интересен и поможет в карьере — это квадрат В. Но если вы хотите учить испанский просто ради того, чтобы знать его — это D, и о нем можно благополучно забыть.

Правила планирования времени рабочего дня

Существует несколько правил того, как нужно эффективно вести свой рабочий день. Для удобства, разобьем день на 3 части:

  • Начало рабочего дня.
  • Основной рабочий процесс.
  • Завершение.

Утро — самый важный этап. В зависимости от того, насколько вы выспались, как встали и что делали, будет зависеть ваше настроение, психологический настрой и работоспособность.

К принципам «правильного» утра относятся следующие:

  • Позитивный настрой. Если просыпаться каждый день с мыслью о том, что ненавидишь свою работу, продуктивность будет снижаться. Постарайтесь начинать утро с приятных мыслей.
  • Старайтесь не «раскачиваться». Вы замечали за собой, что после того, как вы поднимаетесь утром, вам нужно еще 30 — 40 минут на то, чтобы окончательно прийти в себя? Это время, которое не стоит терять. Сразу после пробуждения примите душ, заварите кофе и вместо получаса «в никуда», вы можете спокойно позавтракать.
  • Неспешный завтрак и путь на работу. Начинать день без спешки очень важно. Когда вы спешите, организм тратит лишние силы и нервы, которые могли бы пойти на более продуктивную работу. Если не можете позволить себе плотный завтрак и неспешную поездку — ложитесь позже и вставайте раньше.
  • Ключевые задачи. Большинство успешных бизнесменов склонны утверждать, что самые важные задачи необходимо решать утром. Как говорится «Хочешь все успевать — ешь лягушку на завтрак». В роли лягушки выступает дело, за которое вы совсем не хотите браться. Сделайте его утром, и позитивный настрой от того, что «лягушка съедена», сохранится на весь день.

Основной рабочий процесс состоит из следующих задач:

  • Решайте неотложные задачи. Важно понимать, что если в течение рабочего дня на вас свалилось какое-то неотложное дело, не нужно переключать все внимание исключительно на него. Сначала надо понять, важное оно или нет. Если важное, то нужно немедленно приступить к нему. Если нет — передайте ответственность за его выполнение другому человеку.
  • Соблюдайте сроки. Каждый день вы должны устанавливать себе примерные сроки, за которые должны справиться со всем объемом задач. Важно, чтобы это было не «Сделать всё до 18 часов», а «В 14:00 — начать делать план, в 15:00 — проанализировать показатели, в 16:00 — составить отчет» и т. д.
  • Порядок на рабочем месте. Это неявный, но очень важный пункт. Если на вашем столе бардак, ваш взгляд будет постоянно теряться среди него. И если на рабочем месте окажется какой-то посторонний документ, вы можете начать изучать его и просто потеряете 20 — 30 минут.
  • Не следуйте импульсам. Это самое важное. Есть некоторые триггеры, которые заставляют вас переключать внимание с работы на что-то менее важное. Позвонить другу, когда вы анализируете план продаж? Лучше этого не делать, тогда вы потеряете концентрацию и сможете легко упустить рабочий настрой.
  • Группируйте рутину. Это очень важно. Если вам нужно сделать 60 телефонных звонков в течение дня, то лучше разбить их на несколько мелких групп, по 10 — 15 штук за раз. После того, как позвонили, можете выполнять другое задание. Постоянно переключаясь с рутины на активную деятельность, вы сможете сделать гораздо больше.

Завершение рабочего дня основано на следующих принципах:

  • Доделывайте необходимое. Есть группа дел, которые входят в квадрат «важное, но несрочное». Их лучше всего доделывать в течение рабочего дня, а квадрат «важное и срочное» держать всегда пустым.
  • Сверяйте результаты с планом. Все что вы сделали за день, нужно сравнить с задуманным. Если вы только начали планировать свой рабочий день, то небольшие отклонения от плана будут в порядке вещей. Старайтесь, чтобы их было как можно меньше.
  • Составляйте план на следующий день. Лучше всего это делать по завершении предыдущего рабочего дня. Так вы сохраните рабочий настрой и, но при этом важно составить реальную программу дел.

Если вы руководитель, то в течение рабочего дня должны плотно работать со своим секретарем.

Помните, что все это общие советы. Они не учитывают ваши индивидуальные особенности. Если вам удобнее делать срочную работу днем, а не утром — это ваше право. Если вы предпочитаете делать большое и сложное дело последним, и это никак не влияет на ваш настрой в течение одного дня — сделайте его последним.

Планирование рабочего дня должно быть индивидуальным.

Основные ошибки при планировании рабочего дня

Несмотря на то, что практика тайм-менеджмента прочно оседает в нашей жизни, большинство людей совершают типичные ошибки, когда планируют свой рабочий день. Вот несколько из них.

Ошибка 1. Неправильная расстановка приоритетов.

Матрица Эйзенхауэра говорит нам о том, что мы должны выполнять важные дела. Но многие люди могут легко перепутать, что для них важно. Квадрат А, который должен оставаться пустым, и отвечающий за срочные и важные дела, они часто путают с С, где скопились неважные дела, требующие немедленного вмешательства.

Важно помнить, что вы должны расходовать силы исключительно на то, что вам важно в данный момент времени. Работать на перспективу следует, когда дела можно отложить и грамотно их распланировать.

Ошибка 2. Слишком много времени уделяется мелочам.

Для того, чтобы объяснить, почему в первую очередь надо делать «базу», а только потом мелочи, воспользуемся Законом Парето. Он гласит, что 20% усилий дают 80% результата. То есть, когда вы работаете над чем-то важным, вы затрачиваете 20% усилий и достигаете 80% результата. Когда вы работаете над мелочами, вы получаете результат в 4 раза меньше, а тратите сил в 4 раза больше.

Рассмотрим небольшой пример. Вам нужно запустить рекламную кампанию. Если вы создадите 10 креативов, подберете к ним ключевые слова и фразы, и запустите на подготовленных площадках, то это будет 20% работы, которые дадут 80% результата. Но если вы будете уделять время на правку шрифтов и изображений, подборку и шлифовку фраз, поиск дополнительных платформ для рекламы, то потратите значительно больше сил. Все это нужно будет сделать, но уже после начала рекламной кампании, когда вы достигните первого результата.

Ошибка 3. Отсутствие времени на личные дела.

У каждого человека должна быть личная жизнь и свобода выбора занятия. Если у вас много дел, и вы не находите один — два часа для того, чтобы заняться своим хобби, то это плохое планирование собственного дня. Планировать рабочее время важно не только потому, что оно позволяет делать больше. Оно дает возможность заниматься без спешки тем делом, которое вам по душе.

5 секретов планирования года, которые привели нас к мечте

Алена Ковальчук, опубликовано 26 декабря 2017, 10:00

Делюсь секретами планирования года нашей семьи, которые позволили нам реализовать наши мечты: создать онлайн-бизнес в деле, которое мы обожаем, перевести детей на домашнее обучение и переехать на полгода на Бали, где чудеса еще только начались. Это наш личный опыт, мы говорим о самом важном и ничего не утаиваем. Надеемся, вам будет интересно, и вы сможете взять то, что вам откликнется!

Секрет первый.
Качественное планирование будущего года начинается с качественного подведения итогов текущего.

В прошлой статье я рассказывала о том, как, уволившись с поста вице-президента крупной компании и оказавшись одна дома с четырьмя детьми, я начала понимать важность планирования. И о том, что качественное планирование будущего года начинается с качественного подведения итогов текущего.

И это для меня существенно важный момент. Честно говоря, до тех пор, пока я не начала подводить итоги, мои новогодние планы так и оставались планами. Решившись же подвести итоги первый раз в жизни, я приобрела новую любимую привычку заканчивать год.

Почему это так важно?

  1. Оглядываясь назад, мы делаем выводы. Да, мы несовершенны, да, мы не выполняем зачастую и половины того, что планировали, но если по этой причине мы не будем оглядываться назад, мы никогда не станем мудрее. Мне кажется, что если бы мы завершали что-то хотя бы с половиной того энтузиазма, с которым мы это начинаем, наш жизненный путь складывался бы гораздо легче и проще. Анализируя, что у нас получилось и почему, что не получилось и почему, фиксируя свои осознания, выводы, мы накапливаем мудрость, которая сделает наши будущие планы более продуманными.
  2. Оглядываясь назад, мы отсекаем лишнее. Если какие-то цели переезжают каждый год из списка в список, это может говорить не только о нашей лени, но и о том, что это не наши цели. Если мы будем оглядываться на свой год и смотреть, что по-настоящему радовало нас, что мы считаем своим главным достижением и почему, то мы начнем лучше понимать себя и ставить именно свои цели, а не цели, навязанные обществом или окружением.
  3. Оглядываясь назад, мы начинаем лучше планировать будущие периоды. Потому что мы начинаем лучше чувствовать, что реально успеть за какой период, а что нет. Иногда мы ставим себе слишком много планов и, выполняя половину из них, остаемся недовольны. Хотя объективно это могли быть потрясающие достижения и результаты.

Именно подведение итогов научило меня ставить себе выполнимые цели, отпускать те цели, которые меня не вдохновляют6 и вообще понимать, что вдохновляет меня больше всего.

Но, допустим, вы подвели итоги и готовы со всей этой благодарностью, гордостью и мудростью приступить к созданию планов будущего года.

Предлагаю вам процесс, по которому я прохожу сама и провожу людей ежегодно в курсе, посвященном планированию года. Итак:

Шаг 1. Определите ЧУВСТВО, с которым вы хотите завершить год.
Это второй секрет нашего планирования. Отталкиваться от чувства, а не от списка целей. Чувство — гораздо более точный ориентир, так как идет из сердца.

И для того, чтобы начать с чувства, сядьте и представьте себе, как вы хотите чувствовать себя в конце года? Представьте, что вы оглядываетесь на свой год с чувством огромного удовлетворения. Что именно дает вам это чувство? Что вы сделали в течение года, что позволяет вам чувствовать себя таким образом?

Отсюда мы переходим к следующему пункту.

Шаг 2. Подумайте о том, каких ВПЕЧАТЛЕНИЙ вы хотите в будущем году? Это третий секрет – планировать впечатления важно! Иначе они никогда не произойдут.

Если представить себе ваш будущий год в виде фильма, то какие именно кадры и эпизоды этого фильма заставят ваше сердце биться сильнее, а вам – чувствовать восторг? Впечатления – очень важная часть нашей жизни.
В конечном итоге, мы больше всего стремимся к трем вещам:

  • иметь определенные впечатления;
  • расти (духовно, развиваться);
  • делать вклад (чувствовать свой уникальный вклад в этот мир, знать, что этот вклад значим для людей).

Так вот, впечатления – это то, что мы часто забываем, оставляем за кадром. Но, на самом деле, именно эти впечатления часто являются основной движущей силой для многих наших других достижений.

Например, мы с мужем мечтали уехать на полгода на Бали с нашими тремя детьми. Мы видели себя живущими на острове, гуляющими по берегу океана, сидящими в маленьких кафешках Убуда и пишущих эти статьи.

Ради этих впечатлений мы перевели детей на домашнее обучение, перевели наш бизнес в онлайн и научились справляться с хозяйством самостоятельно.

Конечно, эта мечта была не единственным, что нас мотивировало. Мы на самом деле обожаем то, чем занимаемся, и всегда мечтали вывести это на тот уровень, когда это будет приносить пользу бОльшему количеству людей. Но образы, которые мы видели в своих снах и которые часто обсуждали, служили отличной мотивацией в трудные времена.

И что касается впечатлений, то это необязательно должны быть глобальные мечты, вроде переезда на Бали. Это вполне могут быть локальные мечты: съездить на соседнюю эко-ферму, покататься с подружками на велосипеде летом в платьях и бантах, испечь самый большой в жизни пирог или выступить с сольным номером на сцене. Просто дайте себе возможность раскрасить свой год такими моментами еще в самом начале и позвольте вашей интуиции подсказать, какие именно моменты это должны быть.

Шаг 3. Возьмите пункты из шага 1 и шага 2 и распределите их по году.

Если какие-то из этих пунктов требуют подготовки и плана реализации, переходите к пункту 4.

Шаг 4. Это четвертый секрет нашего планирования. Когда вы увидели все, что хотите реализовать в течение года, важно расположить все эти планы максимально сбалансированно в течение года.

У вас могут быть периоды высокой и низкой загрузки, и важно планировать свой год с учетом этого. Итак, после того, как вы запланировали ОКОНЧАНИЕ ваших целей (то есть те точки во времени, где они должны завершиться), пойдите от конца и спланируйте все этапы или шаги, которые приведут к реализации этой цели.
Например, если вы хотите написать книгу к июню, то посчитайте, сколько страниц будет в вашей книге и сколько времени вы готовы выделять в день на эту цель. Разделите одно на другое и получите момент, когда вам нужно начать.

Или, если вы планируете выступить с сольным номером, определите, когда примерно вы хотите, чтобы это произошло, какая подготовка вам требуется и сколько времени она займет. И спланируйте момент, когда вы должны начать подготовку.

Такой метод планирования “от конца” мы использовали при реализации сложнейших проектов в бизнесе, и это всегда давало очень точный результат.

Важно!

Не усложняйте. Пусть все будет достаточно легко. Представьте, что вы играете в игру и просто крупными мазками раскрашиваете свой год разноцветными красками. Нам крайне важно соблюдать баланс между тем, чтобы не оставаться оторванными от земли мечтателями, но, в то же время, чтобы не стать напряженными и не способными к полету занудами.

В буддизме есть такое понятие – усилие без усилия.

Если вы когда-нибудь посещали курсы медитации, то, возможно, слышали о нем. Такое усилие в буддизме называется “правильным”. И правильное усилие от неправильного отличается, в первую очередь, отсутствием напряжения. Такой тип усилия невозможно понять теоретически, его нужно практиковать. Только стремясь почувствовать усилие без усилия на практике, мы можем в конечном итоге натренировать такое отношение ко всем делам.

Шаг 5, последний. Расставьте контрольные точки по кварталам. И это последний, пятый, секрет нашего планирования, который заставляет наши планы сбываться.

Какие бы цели вы себе ни ставили, пройдите вниманием по кварталам и зафиксируйте, что должно быть достигнуто в каждом квартале, чтобы к концу года вы пришли к тем целям, которые вы планировали.

Такая система контрольных точек помогает в течение года держать руку на пульсе. Как правило, летом мы с мужем делаем апдейт всего плана, так как за полгода могут появиться новые вводные или мы можем передумать. Поэтому летом мы уточняем и планы и контрольные точки.

В принципе, на мой искренний взгляд, этого вполне достаточно. Но скептикам этот подход может показаться недостаточно сбалансированным. Я с течением лет убедилась, что, если мы идем к тем целям, которые нас по-настоящему вдохновляют, то все остальные сферы жизни начнут приходить в баланс сами собой.

Однако, если вы хотите подойти более вдумчиво, то вы также можете сделать следующее:

  1. Определите ключевые сферы, из которых должна состоять ваша гармоничная жизнь. В интернете можно поискать примеры “колеса жизненного баланса” и взять сферы оттуда. Либо вы можете взять свои собственные сферы.
  2. Пройдите по каждой сфере и определите, насколько вы удовлетворены ею на текущий момент. Посмотрите, насколько ваше колесо похоже на колесо или, скорее, на дикого ежика? Если есть какие-то очевидно проседающие сферы, то прогресс в них может дать больше всего счастья, поэтому можно сделать их приоритетными. В то же время важно, чтобы все ваши цели находились в сфере вашего контроля. Например, вместо того, чтобы ставить себе цель “выйти замуж”, что зависит не только от вас, лучше поставить цель – быть окруженной любовью и заботой в следующем году.
  3. После того, как вы определите приоритетные сферы, составьте там план по тому же принципу, о котором мы говорили выше.

Важно!

Избегайте большого количества приоритетов. Конечно, мы хотим все и сразу, но именно это желание мешает нам быстро двигаться вперед. Лучше всего иметь какой-то один фокус и приоритет на год или даже на несколько лет. Например, в моей жизни приоритетами на протяжении года-двух-трех были:

  • отношения с мужем: я разбиралась в том, по каким законам строятся отношения, и обучалась эффективным способам делать это;
  • отношения с детьми: мы прошли большой путь и научились многому – понимать друг друга, быть дружными и организованными, учиться самостоятельно на домашнем обучении, и все это было фокусом моего внимания некоторое время;
  • создавать бизнес из того, что мы любим: мы изучали сферу, в которой оказались, учились быть профессионалами и создавать успешные бизнес-модели.

И это все происходило в разные периоды времени.

Нам может быть очень сложно или практически невозможно решать такие непростые задачи одновременно. Вы можете отталкиваться от вашей текущей ситуации и тех приоритетов, которые она диктует.

Например, основную часть проекта под названием “Дружная семья” я реализовывала, когда уволилась с корпоративной работы и только начинала двигаться к своей мечте. Мы оказались один на один с хозяйством, без помощников, выяснилось, что дети не очень умеют ладить друг с другом, а я, наконец-то, проводила с ними целые дни. И приоритеты стали очевидны сами собой.

Точно так же нужно учитывать текущие жизненные обстоятельства. Например, рождение ребенка – это мотив на год отложить любые грандиозные планы и сфокусироваться на главном.

Я поделилась тем опытом, который позволил нашей семье жить сейчас на Бали и быть по-настоящему дружной. Еще больше знаний и мотивации вы найдете в нашем курсе по планированию года, будем искренне рады видеть вас в нем!

Мнение редакции может не совпадать с мнением автора.
В случае проблем со здоровьем не занимайтесь самолечением, проконсультируйтесь с врачом.

Нравятся наши тексты? Присоединяйтесь к нам в соцсетях, чтобы быть в курсе всего самого свежего и интересного!

Нравятся наши тексты? Присоединяйтесь к нам в соцсетях, чтобы быть в курсе всего самого свежего и интересного!

Подписывайтесь на рассылку самых свежих новостей от редакции OrganicWoman

Привет, меня зовут Алена Ковальчук. Я замужем, у меня четверо детей. И у меня нет няни. И при этом есть время не только на свой проект, но и на себя. В этом мне помогает моя лучшая в мире семья, и я буду рада поделиться этим с вами. Я была совладельцем успешного стартапа в сфере информационных техн …

7 эффективных методов планирования, которые помогут не забросить дела

Энергетический список, GTD, буллет-джорналинг и другие варианты, среди которых наверняка найдётся подходящий именно вам.

1. Метод карточек

Этот способ планирования предложил известный российский специалист по организации времени Глеб Архангельский. Он проводит бизнес-тренинги, пишет книги и даже руководит собственной консалтинговой компанией по тайм-менеджменту. Вместе с некоторыми принципами Глеб разработал и метод быстрого планирования при помощи карточек.

Как это работает

Толстый ежедневник в данном случае не понадобится: достаточно лишь нескольких листов бумаги. Заведите три карточки для различных целей. Они могут быть разноцветные, с пометками или со стикерами. Главное, чтобы они отличались одна от другой и, конечно, нравились вам.

Первая карточка — стратегическая. В ней будут ваши ключевые цели, для достижения которых необходимо приложить все возможные усилия. Во второй, посвящённой долгосрочным целям, вы записываете все дела и планы на год или на несколько лет вперёд. Третья же карточка будет содержать самое важное событие предстоящего дня. И меняться она, конечно, будет чаще всех.

  • Уровень: новичок.
  • Плюс: не нужно разбираться в искусстве планинга. Всё максимально быстро и просто.
  • Минус: менее важные дела всё-таки остаются незапланированными. Так про них можно совсем забыть.

2. Метод Айви Ли

Прелесть методики американского журналиста Айви Ли заключается в простоте и последовательности. Большинство попыток начать работу заканчиваются неудачей из-за отсутствия плана, недостатка сосредоточенности и неправильных приоритетов. Для решения этих проблем Ли предлагает ограничиваться шестью задачами в день и выполнять их одну за другой.

Как это работает

В конце дня определите шесть главных дел и расположите их по уровню приоритета, начиная от самого важного. На следующий день с утра сразу же приступайте к первой задаче из списка, а когда выполните ее, беритесь за следующую. И так до победного.

  • Уровень: новичок.
  • Плюс: значительно упрощается планирование, легче начать работу и оставаться последовательным, придерживаясь намеченных целей.
  • Минус: метод плохо работает, если в течение дня у вас часто бывают незапланированные дела.

3. Метод оценок

Часто в процессе планирования важные задания теряются среди незначительных дел. Так происходит потому, что мы не отмечаем их приоритет. Даже если вы понимаете необходимость выполнения задачи, важно обозначить это письменно. Ведь на протяжении рабочего дня не всегда есть время адекватно оценить значимость каждого дела.

Как это работает

Ставьте планируемым задачам баллы от нуля до двух в зависимости от степени важности. Основной приоритет — два балла. Дело на один балл можно выполнить позже. А мелкие обязанности и повседневные задачи получают ноль баллов.

Не забудьте оценить работу в конце дня, например по пятибалльной шкале. Невыполненное дело, получившее 1 или 2, отразится на предстоящей работе и доставит неудобства. Как плохие отметки в школе. Это важно для понимания собственной эффективности и управления своим расписанием.

  • Уровень: новичок.
  • Плюс: метод научит оценивать важность задач и управлять своей эффективностью.
  • Минус: подойдёт далеко не всем. Приоритет заданий может сместиться, и, когда вы возьмётесь за работу, цифры будут сбивать с толку.

4. Энергетический список

Каждая задача требует разного количества умственных или физических усилий. При этом непродолжительные по времени дела могут отнимать больше энергии, чем более длительные. Суть этого метода в том, чтобы распределить все задачи по требуемым усилиям и браться за них в зависимости от своего самочувствия.

Как это работает

Составляя список дел, разбивайте все задачи на три категории: тяжёлые, средние и лёгкие. Первые — это всё, что требует максимальной концентрации и напряжения, вторые — обычные дела, последние — простая рутина, выполняемая почти на автомате. Приступая к работе, оцените уровень сил и выбирайте подходящую задачу.

  • Уровень: любитель.
  • Плюс: отговорки не работают, ведь независимо от количества времени и энергии всегда есть чем заняться.
  • Минус: требуется самодисциплина. Когда вы полны сил, нужно браться за сложные дела, а не отказываться от них в пользу лёгкой рутины.

5. Метод 1–3–5

Большое количество дел отбивает желание браться за их. Поэтому многие специалисты по тайм-менеджменту советуют выделять до девяти задач и выполнять их в зависимости от степени важности.

Так, незначительные цели можно перенести на другой день, закончив при этом самое главное из запланированных дел. Метод 1–3–5 достаточно прост в использовании, хотя требует некоторого времени и усилий, чтобы выделить задачи.

Как это работает

Каждый день планируйте себе по девять дел: 1 — самая важная задача, всегда будет в приоритете; 3 — дела, которые требуют решения в течение рабочего дня; 5 — мелкие задачи, которые выполняются по возможности.

Не забывайте, что нужно соблюдать количество дел и не превышать его. В противном случае метод окажется неэффективным.

  • Уровень: любитель.
  • Плюс: уже в процессе планирования ненужные задачи отбрасываются и в списке остаются лишь действительно необходимые.
  • Минус: методика не работает в те дни, когда количество важных задач превышает рекомендуемое.

6. GTD — Getting Things Done

По-русски название методики звучит как «Доведение дел до завершения» или «Как привести дела в порядок». Её разработал американский эксперт по тайм-менеджменту Дэвид Аллен.

В одноимённой книге он предположил, что для занятого человека важно освободить мозг от текущих задач. Только так можно сконцентрироваться на их качественном выполнении. Этот метод отлично подходит для ведения настольного ежедневника.

Как это работает

Чтобы уверенно использовать метод GTD, нужно к нему привыкнуть. Здесь целая система оценки задач, и справиться с ней сразу непросто. Записывайте дела и отмечайте их особыми символами:

  1. Пустой кружок — задача для выполнения.
  2. Кружок с перечёркнутой полоской — задача, которая выполняется сейчас.
  3. Наполовину закрашенный кружок — задача выполнена не полностью.
  4. Закрашенный кружок — задача выполнена.
  5. Кружок с крестом — задача отменена.
  6. Закрашенный кружок со стрелкой — задачу выполняет кто-то другой.
  7. Восклицательный знак — задача с максимальным приоритетом.
  8. Кружок с точкой — нужно постоянно помнить об этой задаче.
  • Уровень: любитель.
  • Плюс: расширенный вариант моментального планирования. Не нужно следить за приоритетностью задач. Есть дело — выполни.
  • Минус: метод плохо адаптирован для долгосрочного планирования. Подойдёт скорее в качестве дополнения к основному.

7. Буллет-джорналинг

Самый гибкий вариант ежедневника — планер и личный дневник одновременно. Его придумал американский дизайнер Райдер Кэрролл и объяснил принцип в видеоуроке выше.

Этот метод позволяет записывать в свой ежедневник как любые случайные мысли, так и важные бизнес-задачи или планы на долгое время. Разобраться с таким ведением непросто, но если привыкните, то никогда не бросите планирование.

Как это работает

На первой странице сделайте оглавление с названиями разделов и заполняйте его по мере ведения. Далее — годовой разворот с большими целями и важными датами. Он помогает оценить планы в целом. На следующих страницах — месячные развороты. Слева выпишите числа месяца и дни недели. Напротив них отметьте события, даты которых точно не изменятся. Справа — общие задачи на месяц.

По желанию можно добавить дела на каждую неделю или даже планировать день по часам. Для выделения разных заданий используйте специальные символы. Сначала такие пометки лучше выписать на отдельный листок, пока не привыкнете использовать их. Главное, не забывайте вносить в оглавление страницы месяцев или, например, списков.

  • Уровень: профессионал.
  • Плюсы: в отличие от привычных вариантов этот ежедневник можно начать вести с любой даты и даже в обычной тетради. А ещё здесь удобно делать чек-листы и списки.
  • Минусы: потребуется время, чтобы разобраться во всех деталях и привыкнуть к этому методу.

Секреты планирования времени + один лайфхак

Почему мы ничего не успеваем, даже если продумали наперед все планы? Что мешает осуществить все намеченные дела и задачи? Что делается «не так»? Этот вопрос неизменно приходит на ум, когда мы в очередной раз лицезреем подругу/коллегу/родственницу – всю при макияже, спортивную, счастливую с аккуратным ежедневником и планами. «Наверно, она знает секреты планирования времени», – думаем мы. Но спросить, конечно, не решаемся…

Да, секреты планирования времени помогут решить, если не все, то значительный ряд проблем. А главное, уменьшат влияние типичных хронофагов на нашу жизнь. Все что потребуется о тнас, это уяснить несколько правил.

Секрет планирования времени №1. «70/30»

Нельзя планировать весь день!

Это самые большие грабли, на которые наступают все.

Мы планируем весь день от рассвета до заката и, конечно, сталкиваемся с форс-мажорами.

Форс-мажором в этом случае может выступить любая мелочь. Звонок подруги. Порванные штаны ребенка. Опоздавший на встречу заказчик. Неожиданная простуда. Авария на дороге.

При жестко регламентированном дне любая мелочь способна уничтожить весь план.

Поэтому теперь в свой ежедневник пишем «не от рассвета до заката», а только дела на 70% времени. Остальные 30% оставляем на пробки, штаны и неожиданные телефонные беседы.

Секрет планирования времени №2. «Нет!»

О, как мы не любим и боимся этого слова.

Кажется, стоит кому-то отказать и все… Обеспечены обиды, неприятности, косые взгляды, пересуды или даже материальное наказание. Поэтому большинство с тяжким вздохом соглашается на ненужные походы по магазинам с подругами, дополнительные задания начальства, обязательные дачные поездки с родственниками.

А планы? Они рушатся. И исчезают под тяжестью чужих дел и забот.

Учимся говорить «нет» и сохраняем структуру дня, в том виде, что подходит именно нам!

Тренировать «нет» можно на мелочах, чужих людях, постепенно расширяя сферу объективных отказов до нужного уровня.

Секрет планирования времени №3. «Отдых»

Да, отдых тоже надо планировать. Иначе есть шанс стать «белкой в колесе» и мучиться от собственной реактивной занятости все свое время.

На выходные лучше планировать активный отдых или принципиальную смену деятельности – с новыми впечатлениями и эмоциями. А в будние дни нужно находить полчасика на комфортную лень – с книжкой, чаем и вкусными плюшками.

Секрет планирования №4. «Работа до обеда»

Самое продуктивное время – до обеда.

Это факт. И спорить о «жаворонках» и «совах» сейчас не будем.

Но зато вспомним про правило «съесть лягушку с утра» и дополним нашу мысль техникой АБВГД. Их алгоритмы лучше всего подтвердят сказанное выше.

До обеда желательно делать до 70% всех поставленных задач. А остальные дела постепенно и с комфортом доделывать в оставшееся время.

Лайфхак планирования времени. «Круглые цифры»

В своем большинстве мы любим круглые цифры. 10, 50, 100, 250. Особенно в разных списках.

Потому что при составлении планов, мы невольно стремимся к мнимому совершенству и «для красоты» вписываем в перечни ненужные дела только ради «правильной» нумерации.

А что потом? Потом мы смотрим на дело, которое не хотим и не будем выполнять. Впадаем в прокрастинацию и начинаем хронически бездельничать.

Отказ от круглых цифр и насильственно вписанных дел значительно повысит эффективность и поможет реализовываться большему числу планов!

Знаете еще какие-то секреты планирования и правильного использования времени. Жду варианты в комментариях!

Секреты Эффективного Планирования: как составить расписание на день

Секреты Эффективного Планирования: как составить расписание на день

Все мы понимаем важность и необходимость планирования, но немногие из нас любят составлять планы, а некоторые, составляя, зачастую саботируют свои же собственные планы. Попробуем разобраться, в чем причина такого отношения к планированию, и, самое главное, что необходимо учесть для получения удовольствия как от процесса планирования, так и от его осуществления.

Есть люди, которым кажется, что план ограничивает их свободу, но, если знать, что все задачи можно разделить на жесткие и гибкие, то ваш план приобретет необходимую вариативность и предоставит вам свободу действий.


Например, лекция по «Экономике» с 12:00 до 13:50, встреча с партнерами в 10:30, урок испанского языка с 15:00 до 16:00 и т.п.

Гибкие задачи не имеют конкретного времени, за которое они должны быть решены. И их также можно условно разделить на две группы:

    К первой относятся задачи, не требующие много времени на их выполнение, например, отправить силлабус по электронной почте лаборанту, записаться на прием к врачу или в салон красоты, составить список продуктов, которые необходимо купить, ознакомиться с проектом договора и т.п.

  • Вторая группа – это гибкие задачи, требующие значительных затрат времени и труда. Планируя такие задачи, обязательно следует определить приблизительное время, требуемое на их выполнение. Например, подготовить презентацию проекта (1 час), разработать экзаменационные вопросы и задачи (2,5 часа), составить отчет (1,5 часа).
  • Составляя план на день, следует помнить, что не более 60% времени необходимо уделять жестким и гибким затратным задачам, а оставшееся время зарезервировать на непредвиденные обстоятельства и несложные гибкие дела.

    Также между жесткими задачами следует оставлять свободные промежутки времени, позволяющие выравнивать план, если в расписании произойдет сбой.


    На этот случай полезно иметь под рукой различные списки. Этоможет быть список книг, которые хочется прочитать, или фильмов, которые вам давно рекомендовали посмотреть. А, возможно, это какие-то отложенные в долгий ящик дела, которые вроде и делать не обязательно, но очень хочется. Например, дописать заброшенную в стол статью или разобрать книги, чтобы передать в библиотеку, перебрать вещи, чтобы отдать их нуждающимся, или доделать какие-то рукодельные вещички, или… Вариантов, как всегда, масса.

    И, конечно же, не стоит растраиваться и опускать руки, еслиплан на день не удается выполнить. Если вам удалось выполнить свой план хотя бы наполовину – день прожит не зря. Но даже, если вам по-каким либо причинам не удалось выполнить ни один запланированный пункт, подумайте, что же все-таки вы сделали за день, и проанализируйте, почему именно эти дела, а не те, что были запланированы. И не забудьте отметить их в дневнике ежедневного успеха.

    Но, самое главное, составляя свой план на день, помните, чтов первую очередь следует уделить внимание тем делам и задачам, которые продвигают вас к вашим целям. Также план должен быть реалистичным, то есть вам объективно должно хватать времени и ресурсов на выполнение поставленных на день задач.

    А чтобы не превратить ежедневное планирование в скучную инадоевшую рутину, подключите свое воображение и креативность, добавьте немного творчества и разноцветных красок, и вы получите удовольствие не только от составления плана, но и от его выполнения.

    А какие секреты эффективного планирования знаете вы? Как вы составляете расписание на день? Поделитесь на форуме успешных людей!

    Как составить расписание на день: 4 составляющих расписания на день

    5 правил, которых необходимо придерживаться при составлении распорядка дня.

    Планирование времени — важная и неотъемлемая часть в работе любого предпринимателя или просто активного человека.
    Мы часто сталкиваемся с ситуацией, когда целый день чем-то заняты, а в итоге результата никакого нет.

    Выход из этого положения есть — необходимо составить распорядок дня. И не просто расписать задачи, а правильно организовать дальнейшую работу, чтобы постоянно держать контроль времени.

    Если все сделать как следует, то результат не заставит себя долго ждать. Вы избавитесь от бардака в голове и вокруг себя. Перестанете нервничать, поскольку всегда будете держать под контролем все свои дела. Сможете правильно оценивать продуктивность действий за день и за все время. Ваша голова не будет загружена вопросом: «Чего я еще не сделал?» Вы будете успевать работать намного больше, так как день, спланированный по распорядку дня, более продуктивный, чем день, проведенный «как получится».

    Как же правильно спланировать день, чтобы держать постоянный контроль времени?

    Существует 5 главных правил, которыми пользуются многие предприниматели. Возьмите их на заметку и используйте в своей повседневной жизни.

    Распланируйте свой завтрашний день. Выделите 6-8 часов на работу, не забудьте про приемы пищи и отдых. Вот пример:

    • 7.00 -Подъем
    • 7.00-8.00 — Зарядка, умывание, завтрак.
    • 8.00-12.00 — Работа.
    • 12.00 — 13-00 — Обед, отдых.
    • 13.00 — 17.00 — Работа.
    • 17.00 — 19.00 — Занятия спортом.
    • 19.00 — 20.00 — Ужин.
    • 20.00 — 22.00 — Личное время (семья, чтение книг, развлечения, проверка почты, ответы на письма).
    • 22.00 — 23.00 — Подведение итогов прошедшего дня, составление плана на завтрашний день.

    Время, которое выделено для работы, должно проходить максимально продуктивно. Рабочие часы, при желании, можно расписать подробнее, по конкретным задачам.

    Бывает, что приходится задержаться за компьютером и до полуночи, но при этом все равно необходимо встать в 7.00, как запланировано, иначе весь распорядок дня можно будет выкинуть в мусорное ведро, а вы потеряете контроль времени.

    Если заниматься тем, к чему вы не проявляете искренний интерес, это очень быстро надоест.

    Для того чтобы правильно планировать свой распорядок дня и не терять контроль времени, составьте список дел по оценкам важности в порядке убывания. Например:

    • Задачи, которые необходимо выполнить в первую очередь.
    • Важные, но не срочные задачи.
    • Задачи, выполнение которых можно отложить на выходной день.

    Выполнение начинаем с первого списка и уверенно спускаемся в низ.

    В план выходного дня вбивайте те задачи, которые не успели сделать в рабочие дни. Их все же необходимо выполнить. Но про отдых тоже не забывайте, ведь следующий день — уже рабочий.

    Заведите блокнот и держите его постоянно под рукой.

    У творческих людей за целый день в голове проскакиваю масса идей. Вроде как запомнил, но потом вспомнить ни как не могу. Помню, что что-то было, а что?

    Такой блокнот будет золотым сундуком с идеями, вот увидите.

    Переносите идеи из блокнота в свой план распределения целей, и начинайте с ними работать. Вы сами заметите, насколько это продуктивно.

    Соблюдая эти 5 правил, вы сможете правильно составлять распорядок дня и постоянно держать контроль времени. Возможно, у вас есть еще идеи, которые помогут лучше контролировать свое время. Делитесь ими.

    Секреты Эффективного Планирования: как составить расписание на день (видео)


    От того, как вы распоряжаетесь временем, зависит ваше благополучие, продуктивность, хорошее настроение. Воспользуйтесь этими советами и создавайте такое расписание, нарушить которое было бы практически смертным грехом.

    1. Работать нужно без перерыва

    Если вы занимаетесь преимущественно интеллектуальным трудом (например, вы дизайнер, инженер, писатель, учёный), вам необходимо сосредоточиться на поставленной задаче и поймать так называемый поток. Чтобы хорошо и продуктивно работать, оставьте в расписании чёткие промежутки времени, в течение которых вы не будете отвлекаться, прерываться, уходить с рабочего места. Используйте эти временные окна только для работы.

    Оптимальное же количество времени легко рассчитать по правилу, которое предложил менеджер Facebook Дэвид Гиллис (David Gillis).
    В вашем расписании на неделю должно быть не менее шести промежутков продолжительностью не менее трёх с половиной часов, отведённых строго для работы без перерыва.Это сложно, но стремиться к этому необходимо. По сути, вам нужно работать каждый день до обеда по три с половиной часа. И найти день, когда вы будете работать три с половиной часа без перерыва и после обеда.

    Просмотрите своё расписание. Есть ли в нём место для воплощения этого правила? Если места нет, у вас проблема. И вам срочно нужно её решать.

    Что случится, если не следовать этому правилу?

    • Вы не будете продуктивно работать.
    • Вам придётся доделывать работу внеурочно, по ночам, или тратить на неё свои выходные.

    Долго в таком состоянии вы, очевидно, не протянете. Поэтому постарайтесь перестроить своё расписание так, чтобы оно соответствовало правилу. Для этого можно:

    • перенести встречи так, чтобы они не отвлекали вас от работы;
    • найти день, на протяжении которого не будет ни встреч, ни собраний, ни планёрок;
    • поговорить с вашим менеджером: наверняка он готов оптимизировать ваш день так, чтобы вы работали эффективнее.

    Когда вы составите расписание, в котором строго определены эти временные блоки, обращайтесь с ним так, будто это бабушкины драгоценности. Священная корова. Бутылка коллекционного вина.

    Чтобы было легче следовать новому расписанию, объясните себе, зачем это нужно. Поставьте перед собой цель. Например, скажите: «Я хочу закончить проект за неделю».Вам будет легко и приятно работать. Найдите удобное место, отключите уведомления на телефоне, выпейте кофе. Поймайте поток и включайтесь в процесс.

    2. Оставьте время на учёбу и творчество

    Не все важные задания нужно срочно выполнять. Но обязательно запланируйте время для таких занятий.

    В зависимости от того, какую цель вы перед собой ставили, оставьте окно для учёбы, творчества или поиска вдохновения. Оно может быть совсем небольшим — буквально пара часов. Зато через несколько лет вы скажете себе спасибо за эти счастливые часы. Даже такая маленькая инвестиция в будущем даст прибыль.Например, я очень люблю рисовать и считаю, что этот навык терять нельзя. Поэтому в моём расписании есть два часа, отведённых только на рисование. Я рисую в воскресенье — это наименее загруженный день в моём расписании. Этого хватает, чтобы получать удовольствие и не забывать, как держать кисть в руках.

    3. Запомните: выполнять нужно всё, что запланировали

    Независимо от того, любите вы этим заниматься или не любите.

    Кто-то очень любит двойной чизбургер, но есть его следует намного реже, чем салаты, каши и супы. Просто потому, что, постоянно питаясь двойными чизбургерами, здоровым и сильным не будешь. Иногда очень тяжело заставить себя есть правильную пищу. Но эти слабости нужно перебороть, потому что это полезно для здоровья.

    То же самое касается и вашего расписания. Делайте то, что вы любите. Делайте и то, что любите не так сильно, но то, что полезно для вас, вашей карьеры, здоровья, развития. Пункты в вашем расписании появились не просто так: всё ненужное мы уже отбросили, осталось только то, что поможет вам стать лучше.

    Секреты планирования

    Сегодня хочу рассказать о своей системе планирования.

    Не побоюсь использовать слово «система», потому как один день, или даже недели, месяцы жизни при таком планировании — это просто жизнь по плану, а вот, когда ты так живешь, уже который год, и твое «планирование» начинает работать на тебя, это уже система. Звучит хорошо, как и хорошо работает.

    Немного информации, чтобы понять насколько загружены сутки и понять ритм жизни::

    • я педагог, работаю ежедневно, часто, включая субботу, в колледже. Как правило, с 8-00 до 17-00. Редко бывают свободные дни или часы между парами;
    • я шью игрушки и продаю их на Ярмарке Мастеров и это тоже моя ежедневная работа. В основном с 19-00 и дооо… пока не свалюсь;
    • у меня нет детей, но есть очень строгий и требовательный муж, который требует очень много внимания и любви;
    • у меня есть любимые родственники, которым я посвящаю воскресные дни;
    • есть собака лабрадор, на которую тоже нужно время;
    • у меня есть, наконец, Я, мои желания и потребности.

    Написала эти краткие подробности о себе для того, чтобы вы поняли, читать вам дальше или нет. Вы можете возразить: да что она там понимает в планировании, ей бы троих маленьких детей, да еще двухэтажный дом для уборки в придачу, диссертацию и еще там чего! Ваши слова, да Богу в уши! Я и в такой комплектации буду планировать :)

    Если у вас уже начались возражения, просто не читайте и все будет у вас по-прежнему, может и не совсем в порядке :)

    Если, все же, вам интересно и вы захотите что-то «примерить», не вопрос. Пробуйте.

    Гораздо легче возразить и ничего не делать, чем попробовать и получить результат! Может даже и отрицательный, но это тоже результат!

    Итак, от слов к делу. Статью еще не дописала, но она у меня уже распухла до невероятных объемов, поэтому можно я вам ее буду публиковать частями?

    Вот о чем хочу поведать:

    Что использовать при планировании и сколько ежедневников в самый раз?

    Нужно ли рассказывать всему свету о своих планах?

    Плодись задача и большая и маленькая. Или как использовать отрывные блокноты?

    Можно ли все планы уложить в голове?

    Как реально оценить свои возможности?

    Как запланировать заслуженный отдых?

    Что делать, если плюсики не везде?

    Как не забыть о себе при планировании?

    Как совместить дела великие и не очень?

    Нужно ли задавать себе вопросы перед выполнением?

    Как предугадать и запланировать непредвиденные дела?

    Как определить время на выполнение задачи?

    На протяжении 4 лет я, в прямом смысле, живу с книгой :) До нее было много всевозможных разноцветных, средней величины блокнотов, планировщиков, тетрадей, альбомов: для основной работы, для контактов, для «не забыть», для спланировать, для…. и так до неопределенного количества.

    Они были всюду и планы расползались, как тараканы в голове, по всем блокнотам, что были в поле видимости. Но сколько бы я их ни заводила, сколько бы ни планировала и писала, все зря. Я по-прежнему ничего не успевала. Как росомаха, хваталась за все подряд, многое не доводила до ума, некоторые блокноты терялись, забывались… потом я поняла в чем дело!

    Теперь у меня ОДНА ОСНОВНАЯ книга , которая всегда со мной. Далее, по тексту, я так и буду называть свой планировщик-ежедневник КНИГОЙ.

    Как правило, 1 книга на 1 календарный год. Первые 2 года мне хватило одной книги, так как планировать я еще не умела, часто пропускала, забрасывала, но об этом позже.

    Книга представляет собой достаточно прочную тетрадь в отличном кожаном переплете, с плотными белыми страничками. Такая тяжелая книженция с тесьмой-закладкой и ненужной справочной информацией 2013 года :)

    Почему 1 книга, спросите, да потому, что 2 — это уже потеряшки. Планировать и все ежедневные, еженедельные, ежемесячные записи нужно в одной! И самое главное, никогда с ней не расставаться!

    Безусловно, у вас будет еще много различных помогаек, но ОСНОВНАЯ КНИГА должна быть одна!

    Расскажу, какие помогайки использую я, не пугайтесь, что их так много, если их использовать по назначению, все пойдет в пользу:

    Вечерний отрывной блокнот

    Живет дома, на рукодельной полке, на расстоянии протянутой руки, ежеутренне полисточно перемещается в книгу.

    Этот блокнот просто жизненно необходим для того, чтобы не захламить КНИГУ и ничего не забыть. Вечерним блокнотом я пользуюсь так: работаю вечером, и вдруг вспоминаю или решаю, что нужно что то сделать, позвонить, спросить, пришить, да что угодно! Я отрываюсь на несколько секунд и записываю абы как, все, что в голове. Или звонит не важно кто и просит о чем-то — записала. В этот момент я не трачу время на вопросы: когда я это буду делать? что мне для этого нужно? И нужно ли вообще. Просто записываю в виде списка.

    Под конец дня, я с этим блокнотом обхожу свою маленькую квартиру и записываю все, что вижу: помыть микроволновку, сменить салфетку под мусорным ведром, взять перфоратор и повесить светильник, освежить тюль…

    Утром заполненные листочки вкладываются в КНИГУ и иду на работу.

    Блокнот «материалы»

    Тоже живет дома, на рукодельной полке, на расстоянии протянутой руки. Он используется по мере надобности. Закончилась контактная лента — записала, нужен еще фатин — записала. Этот блокнот рукодельнице просто жизненно необходим. Я никогда не держу в голове цвет ниток, который у меня закончился или пуговки, которые надо выписать. Просто запишите, а когда и где вы это будете делать, будем думать в книге.

    С этим блокнотом я работаю, как правило, в субботу, потому как в субботу у меня магазины и закупки, в том числе и в интернете.

    Отрывной «покупной» блокнот

    Как правило, живет на холодильнике. В него я записываю все, что необходимо купить. Если что то в доме заканчивается, пишу. Теперь и муж тоже записывает, потому как, например, сахар и конфеты, я не ем и могу забыть заглянуть в банку, а он ест, и если не запишет, будет жить без сладенького :)

    Каждое утро я отрываю этот листочек и перемещаю его в книгу, позже буду думать, где, когда и что покупать.

    Остатки тетрадей для чтения книг

    Я читаю, много читаю, но если не записываю основные мысли, идеи, слова, выдержки, то значит, зря читаю. Ну вот так я устроена. Опыт показал, что на эти мои нужды достаточно того, что остается от студенческих тетрадей.

    Не жалейте время на записи краткого изложения книги, позже ваши записи могут стать успешным проектом или бодрящими, заводными мотивашками к действию! В голове всего не удержишь. Вчера крестный сынок выдал: «У меня таблица умножения в голове не помещается». И когда спросили — почему? Он сказал, что там еще пока хранится стихотворение :) Примерно так и у меня :)

    Как это относится к планированию? Просто. По ходу чтения у вас по-любому будут возникать идеи, мысли, формироваться цели и желания и их нужно записать! А потом спланировать! Это в том случае, если вы читаете умные книжки, ну или читаете вообще :)

    Три папки с проектами

    Ооо! Мои любимые цветные, распухшие папки :) Сразу отвечу почему три. Просто я поняла, что больше 3-х больших проектов не стоит даже заводить, иначе есть большая вероятность ни один не довести до ума.

    Папки я покупаю самые дорог ие, самые красивые. Мне всегда казалось, что чем дороже папка, тем грандиозней должен быть проек т. Глупость, но такая приятная :)

    О планировании работы над проектами напишу отдельно, здесь пока о материалах планирования. Папки живут в шкафу на работе, достаются при необходимости и берутся домой.

    Финансовый блокнот

    Здесь из названия понятно, что речь о финансовых записях. Сколько купил, сколько продал, сколько съел унитаз и все остальные денежные перемещения :)

    Блокнот очень нужный, только, благодаря такой книженции, пришла к осознанию того, что абсолютно не умею распоряжаться деньгами и только записи позволили увидеть и ограничить безумный аппетит моего хомяка, спланировать расходы и начать копить деньги.

    Школьный дневник

    Не могу не остановиться на этом пункте! Школьный дневник — это ежедневная книга о работе в колледже со всеми планами, идеями, конференциями, консультациями, расписанием и прочими рабочими нужностями. Заметьте, я ни как не включаю колледж в основную книгу! Я разграничила работу в колледже и остальную жизнь!

    Очень давно я услышала: японцы считают, если работник остается после работы или берет работу на дом, значит это плохой работник. Он не справляется с работой в отведенные часы. Вот, стараюсь быть хорошим работником :)

    Дневник всегда обитает на рабочем столе и никогда — дома :)

    «Идейный» блокнот + папка

    Живет по ночам, возле компьютера, переписывается раз в неделю в пятницу, а папка наполняется ежедневно. Этот идейный блокнот переваривает все, что мой мозг хочет видеть, сделать, научиться, воплотить. К примеру, увидела где-то на просторах интернета идею, красивую картинку, рецепт, рецензию, новую книгу. Да все что угодно, чего ее величество душа хочет. Если можно это записать — пишу, не поможет потом моя записулька — печатаю и в папку. Таким образом, у меня уже сформировалось много папок, которые я использую для работы, а идейный блокнот вылился в три безумных проекта :)

    Ну вот, по-моему ничего не забыла :) А теперь, спросите вы, о какой такой ОДНОЙ КНИГЕ я говорила в начале?

    Да! Я ничего не перепутала. Книга одна, которая вмещает все перечисленное выше, но уже упорядоченно, с расстановкой на определенные дни, недели и месяца.

    В следующей статье напишу, как и когда веду основную книгу, как делаю закладки и ставлю плюсики :) А может, отважусь и покажу пару страничек из нее :) Ну раз начала показывать шкаф, то уж и скелеты придется доставать :)

    На сегодня, пожалуй, все. Утомила, наверное, вас?

    Теперь ваша очередь :) Жду ваших вопросов и предложений, может у вас есть работающие на вас фишки, поделитесь, буду рада : )

    5 секретов планирования рабочего времени

    Секрет №1: пользуйтесь ежедневниками

    Неважно, что именно вы планируете, насколько велика ваша задача — ежедневник облегчает выполнение любого дела. На сегодняшний день приложений много, но я советую вам Wunderlist. Он простой в обращении и удобный. Сохранит любую задачу на час, день или даже неделю. Кроме того, синхронизация со смартфоном, планшетом и компьютером — отличная штука, ведь вся нужная информация всегда будет под рукой.

    Секрет №2: планируйте с вечера

    Составляйте список завтрашних дел уже сегодня. Написать его вы можете в конце рабочего дня, в пробке по дороге домой или перед сном. Главное, чтобы он был. Наполненный смыслом, важными делами и вопросами, которые постепенно ведут вас к достижению главной, поставленной заранее цели. От частного к общему, даже самые мелкие и незначительные дела — все должно быть зафиксировано.

    Секрет №3: все самое важное — утром

    Не зря говорят: утро вечера мудренее. Пожалуй, именно эту пословицу можно смело использовать при планировании рабочего времени.

    Опираясь на свой личный опыт, с уверенностью могу заявить, что все самые важные и сложные дела нужно решать утром и действовать по принципу «от сложного к простому». Утром вы полны энергии, оптимизма и желания творить и работать, так направьте свои желания в нужное русло и не растрачивайте драгоценное утреннее время на телефонные разговоры, перекуры и чашечки кофе. Иными словами, грамотно расставляйте приоритеты.

    Секрет №4: устанавливайте дедлайны

    Не позволяйте себе лениться и откладывать, если вы хотите добиться больших результатов. Не торопитесь, рассуждайте, не паникуйте, резюмируйте сделанное и контролируйте. В конце вы всегда должны видеть результат ваших действий, достижение какой-то конкретной цели. Делайте перерывы, но никогда не откладывайте на завтра. Завтра — новый день, с новыми проблемами и задачами, в нем нет места для «забытых» дел.

    Секрет №5: используйте правило Парето

    Закон Парето, или правило 80/20 — один из наиболее распространенных способов оценки эффективности какой-либо деятельности. Его суть заключается в том, что 20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий реализуют лишь 20%. При планировании, как я уже говорил ранее, важны приоритеты, то есть первостепенными должны быть 20% дел, которые приводят к 80% результатов и наиболее близко продвигают к поставленной цели.

    Подпишись на канал Женские секреты в Яндекс.Дзен
    Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
    Добавить комментарий

    ;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: